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Zugriff auf all Ihre PDFs mit EndNote und Finereader 

    Literaturverwaltung umfasst die Organisation und Verwaltung von Quelleninformationen. Häufig werden diese Quelleninformationen von Volltext-PDFs begleitet. Echte PDFs zeichnen sich dadurch aus, dass sie auf allen Geräten gleich aussehen, der Text der Datei aber immer verfügbar ist.
    Der Umgang mit alten Nachschlagewerken, die nur in gedruckter Form vorliegen, kann eine echte Herausforderung sein, ebenso wie PDF-Dateien, die nur der Scan einer gedruckten Vorlage sind. Es gibt jedoch eine Reihe von Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um sie effektiv zu nutzen und in Ihren Arbeitsablauf zu integrieren, wie wir im Folgenden erläutern.

    Warum EndNote

    EndNote ist eine Literaturverwaltungssoftware zum Organisieren und Verwalten von bibliografischen Verweisen und Zitaten. Sie wird von Forschenden, Studierenden und Fachleuten verwendet, um den Überblick über Quellenangaben zu behalten, Zitate und Literaturverzeichnisse zu erstellen und an Forschungsprojekten mitzuarbeiten. EndNote ermöglicht das Speichern, Organisieren und Formatieren von Referenzen aus verschiedenen Quellen wie Büchern, Artikeln, Websites und mehr.

    EndNote bietet darüber hinaus Funktionen, mit denen Sie PDF-Dateien an Ihre Referenzbibliothek anhängen und verwalten können. Das Anhängen von PDF-Dateien in EndNote bietet mehrere Vorteile, die Ihren Arbeitsablauf bei der Recherche und der Verwaltung von Referenzen verbessern. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

    • Zentralisierte Speicherung
    • Find Full Text - EndNote kann automatisch nach PDF-Volltexten suchen, die auf Ihren Referenzinformationen basieren.
    • Effiziente Überprüfung - Sie können die angehängte PDF-Datei direkt von EndNote aus öffnen, wenn Sie eine Referenz lesen oder überprüfen. Das spart Zeit und ermöglicht Querverweise zwischen den Informationen in der Referenz und dem Inhalt der PDF-Datei.
    • Suche in PDFs
    • Offline-Zugriff - Das Anhängen von PDF-Dateien ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Ihre Recherchematerialien, auch wenn Sie offline sind. Dies ist besonders wertvoll, wenn Sie an Orten ohne Internetzugang arbeiten.
    • Kommentierung und Hervorhebung
    • Überprüfung von Zitaten
    • Zusammenarbeit - Wenn Sie gemeinsam an einem Forschungsprojekt arbeiten, können Ihre KollegInnen durch das Anhängen von PDFs in EndNote auf dieselben Referenzen und zugehörigen PDFs zugreifen, das vereinfacht die Zusammenarbeit.
    • Sicherung und Datenintegrität

    Neben den zahlreichen Vorteilen, die das Anhängen von PDFs in EndNote mit sich bringt, ist die effektive Verwaltung Ihrer Daten in der EndNote Library von entscheidender Bedeutung. Sorgen Sie für Ordnung in Ihrer Library, stellen Sie sicher, dass die Metadaten aus den PDFs korrekt extrahiert werden, und prüfen Sie regelmäßig, ob auch in dieser Hinsicht die Funktionen von EndNote aktualisiert und verbessert wurden.

    Die Herausforderung ist ein Text, der nicht digital verfügbar ist

    Der Umgang mit alten Referenzen, die nur in gedruckter Form vorliegen, kann eine echte Herausforderung sein. Dennoch gibt es einige Schritte, die Sie unternehmen können, um sie effektiv zu verwalten und in Ihren Forschungsworkflow einzubinden:

    1. Erstellen von manuellen Einträgen in EndNote. Auch wenn die Referenzen nicht digital verfügbar sind, können Sie manuelle Einträge in Ihrer EndNote Library erstellen. Geben Sie so viele Informationen ein, wie Sie dem gedruckten Material entnehmen können, z. B. den Namen des Autors, den Titel der Veröffentlichung, das Veröffentlichungsdatum und die relevanten Seitenzahlen.
    2. Scannen und Digitalisieren. Wenn Sie Zugang zu einem Scanner oder sogar einer Kamera haben, sollten Sie die gedruckten Referenzen scannen, um digitale Kopien (PDF) zu erstellen. Auf diese Weise können Sie die gescannten PDF-Dateien an die von Ihnen in EndNote erstellten manuellen Einträge anhängen.
      Wir empfehlen eine Software wie Finereader um die gescannte PDF-Datei in eine echte PDF-Datei zu konvertieren, deren Inhalt in EndNote durchsuchbar ist.
    3. Bibliothekskataloge und Online-Datenbanken. Prüfen Sie, ob die gedruckten Materialien in Bibliothekskatalogen oder Online-Datenbanken aufgeführt sind. Auch wenn der Volltext möglicherweise nicht digital verfügbar ist, können Sie bibliografische Informationen und Zusammenfassungen finden, die in EndNote eingegeben werden können.
    4. Fernleihdienste. Wenn die gedruckten Materialien in anderen Bibliotheken verfügbar sind, können Sie die Fernleihe nutzen, um Fotokopien oder Scans der relevanten Seiten zu erhalten. Auf diese Weise können Sie digitale Versionen erstellen, die Sie an Ihre EndNote-Datensätze anhängen können (PDFs; siehe unsere Empfehlung oben).
    5. Sicherung und Aufbewahrung. Da die gedruckten Referenzen nicht einfach zu ersetzen sind, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre EndNote Library und alle zugehörigen Dateien (Scans, Fotos, Notizen) regelmäßig gesichert werden, um einen Verlust zu vermeiden.

    Denken Sie daran, dass das Ziel darin besteht, so viele relevante Informationen wie möglich aus den gedruckten Materialien zu erfassen und sie in Ihren Forschungsworkflow zu integrieren, ohne dabei die Genauigkeit und Transparenz Ihrer Zitate zu beeinträchtigen.

    Wenn Sie Zugang zu einem Scanner haben, sollten Sie die gedruckten Referenzen scannen, um digitale Kopien (PDFs) zu erstellen. Auf diese Weise können Sie die gescannten PDFs an die manuellen Einträge anhängen, die Sie in EndNote erstellt haben.

    Sobald Sie die Quelle als gescannte PDF-Datei vorliegen haben, empfehlen wir Ihnen dringend, die gescannte PDF-Datei in eine echte PDF-Datei zu konvertieren. Das heißt, Sie konvertieren die gescannte PDF-Datei (im Wesentlichen ein Bild) in eine echte PDF-Datei, also ein Textdokument. Wenn Sie diese echte PDF-Datei an Ihre EndNote Library anhängen, indiziert EndNote den PDF-Text und macht den gesamten Inhalt der PDF-Datei in EndNote durchsuchbar. Dadurch wird Ihre Datenbasis natürlich erheblich erweitert.

    Wir empfehlen die Verwendung von Finereader, um Ihr gescanntes PDF in ein echtes PDF zu konvertieren, da Finereader eine der führenden OCR-Programme (Optical Character Recognition) ist.

    Warum FineReader

    ABBYY FineReader ist ein System zur optischen Zeichenerkennung (OCR). Es wandelt gescannte Dokumente, PDFs und Bilddokumente (einschließlich digitaler Fotos) in bearbeitbare und durchsuchbare Dokumente um. ABBYY FineReader kann Dokumente mit einer beliebigen Kombination von 198 Sprachen automatisch erkennen und verarbeiten und bietet vollständige Wörterbuchunterstützung für 53 SprachenDie Software ist für Mac- und Windows-Rechner erhältlich.

    ABBYY FineReader kann Dokumente analysieren, wenn die Bilder/Dokumente in das Programm gescannt werden oder indem vorhandene Bilder oder PDF-Dateien analysiert werden.

    Grundlegende OCR-Vorgänge in ABBYY:

    • Bevor die OCR durchgeführt wird, analysiert das Programm die Struktur des gesamten Dokuments und erkennt die Bereiche, die Text, Bilder, Tabellen und/oder Strichcodes enthalten.
    • Die Erkennungsergebnisse werden dann im Textfenster angezeigt.
    • Unsichere Zeichen werden in diesem Fenster hervorgehoben, und der Benutzer kann mögliche Fehler ausfindig machen und sie schnell in ABBYY FineReader korrigieren.

    Die resultierenden Dateien sind bearbeitbar und durchsuchbar, so dass die Bearbeitenden zu Folgendem in der Lage sind:

    • Anhängen der Datei an eine Referenz in EndNote
    • Kopieren und Einfügen von Textpassagen
    • Durchsuchen des Textes in PDF-Readern oder Textverarbeitungsprogrammen
    • Einlesen des Textes in Analyseprogramme wie NVivo NVivo
    • Informationen durch die Erstellung durchsuchbarer Dokumente leichter auffindbar machen